ASSINAR, AUTENTICAR, ARQUIVAR: O TRIÂNGULO DIGITAL.

Entrevista do Dr. André Lemos (*)
 

" Não tenho duvida da revolução que essa ferramenta poderá   causar no mundo da imagem. Os benefícios mostram o quanto o   nosso governo está atento para a necessidade da modernização   da administração da informação eletrônica. A manutenção das   diretrizes para o novo governo nesse setor estão asseguradas,  porque quem usa a certificação digital está antes de mais nada   interessado na transparência, na eficiência e na credibilidade da   tecnologia da informação. O governo tem feito, e muito bem, a   sua parte. As regulamentações jurídicas e técnicas obedecem   um padrão internacional. A vez agora é da sociedade".

Introdução:

Diante deste cenário, especificamente os Cartórios de Notas passaram a exercer uma importante função de agregar a fé pública a documentos eletrônicos. Estendendo sua atividade de reconhecer firmas e autenticar documentos no meio físico, com a certificação eletrônica, podem reconhecer assinaturas eletrônicas, agregando a fé pública e autenticar cópias de documentos. Essa última função vem para mudar o curso da digitalização nas empresas hoje em dia, uma vez que unidas as prerrogativas  da certificação eletrônica com a fé pública, um tabelião poderá certificar ao publico que uma cópia digitalizada (imagem) confere com um documento original exibido a ele. Após a assinatura eletrônica do documento pelo tabelião estará garantida a integridade, autenticidade e não repúdio desse documento. Sendo assim, para todos os fins legais, onde uma cópia autenticada a aceita em detrimento do documento original, basta usar o documento autenticado eletronicamente com a mesma eficácia jurídica de uma cópia autenticada da maneira tradicional como conhecemos.
 
 

Tempo de atuação dos cartórios

Stefano -  Enquanto houver cópias eletrônicas com necessidade de autenticação com fé pública e, enquanto essa autenticação for possível somente através dos cartórios, haverá necessidade de eles estarem envolvidos neste processo.
Hoje, um documento digitalizado, assinado de acordo tom a MP2200-2 sem a participação do cartório, terá validade jurídica com fins probatórios para efeito de identificação do assinante, mas não como autenticação de cópia tom fé pública.

André - O que os cartórios fazem, munidos de sua fé publica, é estender seus serviços para o meio eletrônico. Na sociedade em geral, e principalmente na pratica processual, são reconhecidas as vantagens de um documento "passado em cartório". Por ele ter fé pública, é mais sólido quanto a sua eficácia, sem contar que quem contesta um documento autenticado com fé pública, tem o ônus de provar a eventual falsidade, ou seja, inverte-se o ônus da prova.
O que tenho como certo é que os benefícios da ferramenta da certificação são tantos que, estando os órgãos públicos a as empresas privadas conscientes do mesmo, os documentos serão produzidos originalmente no meio eletrônico, tendo assim garantidos a sua integridade e valor jurídico. Um bom exemplo é a normativa 222 da Receita Federal, que já produz documentos eletrônicos nesse âmbito, e substituiu o modelo CNPJ em meio físico pelo meio eletrônico. A equipe técnica de Tecnologia da Informação do nosso governo tem competência reconhecida no mundo todo, por isso tenho certeza que o próprio governo seja o principal impulsionador do seu uso e aplicações, vindo ser a sociedade a principal beneficiada.
 
 

Descarte

André - São dois benefícios imediatos que as empresas têm à disposição hoje: eliminação do original com amparo legal e redução na repetição de autenticação de documentos.
No caso da eliminação da repetição, para empresas que participam de licitação e precisam tirar várias cópias do mesmo documento basta digitalizar e autenticar com fé pública e apresentar a cópia eletrônica em mídia. A tecnologia nos dá o beneficio de copiar arquivos eletrônicos quantas vezes for necessário, sem ter que autenticar novamente. É importante lembrar que, mais do que a obrigação que um órgão público tem de receber seu documento assinado eletronicamente, é um direito preservado de todo cidadão apresentar o mesmo sem que nenhuma restrição lhe seja imposta.
Quanto ao descarte de originais,  todos os documentos podem ser amplamente representados por suas cópias autenticadas e originais descartados com segurança.  Já efetuamos trabalhos em universidades ( que são obrigadas a guardar diversos documentos por ate 20 anos ), instituições financeiras (que estão substituindo o microfilme dos cadastros de clientes e também autenticando o COLD de seus extratos), hospitais e clínicas que estão autenticando o prontuário médico eletrônico ( que no meio físico são obrigado a manter em arquivos durante 20 anos ), documentos contábeis, documentos cadastrais, documentos de licitação, documentos jurídicos, enfim, todo universo que abrange a cópia autenticada com fé pública.

(*)  Administrador de Empresa,  experto em autenticação eletrônica de documento, consultor e gestor de tecnologia do 8º Cartório de Notas Belo Horizonte, o primeiro em trabalhar com certificação digital com fé notarial  com o qual pretendemos firmar uma parceria. Integrante da Comissão Científica do CENADEN e sócio diretor da TechCert Tecnologia e consultoria em certificação digital Ltda.
Conferencista e demonstrador do Fórum do CRO/RS no dia 9 de maio p.f.