ASPECTOS LEGAIS DA DOCUMENTAÇÃO EM MEIO MICROGRÁFICOS, MAGNÉTICOS   E ÓPTICOS.  Ademar Sringher  Editado pela CENADEM - Centro Nacional de Desenvolvimento do Gerenciamento da Informação  - Rua Haddock Lobo, 585 - 5 andar  01414-904 - São Paulo / SP  -  Fones (011) 282.0319 - 881.9829  FAX (011) 852 0779 -  E-mail  webmaster@cenadem.com.br  ATUALIZAÇÕES ATÉ  1998

Anexos do Livro CP- 1132  -  ASPECTOS LEGAIS DA DOCUMENTAÇÃO EM MEIOS MICROGRÁFICOS, MAGNÉTICOS E ÓPTICOS - Prof. DR. Ademar Stringher.                       Ed. Cenadem/UNIb, 1997, São Paulo  - ATUALIZAÇÃO
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PROJETO DE LEI N° 3.173, DE 1997
Oriundo do Projeto de Lei No. 22/95, do Senado Federal 
PLS N° 22/96

Dispõe sobre os documentos produzidos e os arquivados em meios eletrônicos e dá outras providências.

( A COMISSÃO DE CONSTITUIÇÃO E JUSTIÇA E DE REDAÇÃO (ART. 54) - ART. 24, II)

O Congresso Nacional decreta:

 Art. 1°  É autorizado em todo o território nacional o arquivamento em meio eletrônico de informações, dados, imagens e quaisquer outros documentos que constituam o acervo documental das empresas privadas e órgãos e entidades da Administração Pública Federal, Estadual e Municipal direta e indireta, das fundações instituídas ou mantidas pelo Poder Público e demais organizações sobre controle direto ou indireto da União e do Distrito Federal, garantida a integridade do acervo.

 § 1 O arquivamento de documentos em meio eletrônico dependerá de disciplinamento próprio nas empresas privadas e órgãos de entidades da Administração Pública Federal, Estadual e Municipal direta e indireta, das fundações instituídas ou mantidas pelo Poder Público e demais organizações sobre controle direto ou indireto da União e do Distrito Federal, observando o que determina o decreto regulamentador específico.

 § 2° Os registros originais, independentemente de seus suportes ou meio onde foram gerados, após serem arquivados eletronicamente, poderão, a critério da autoridade competente, ser eliminados ou transferidos para outro suporte e local, observada a legislação pertinente.

 § 3° Para os efeitos de preservação da integridade dos documentos, o meio eletrônico utilizado, qualquer que seja sua forma ou natureza, deverá garantir a autenticidade, a indelibilidade e a confidencialidade dos documentos, protegendo-os contra todo o acesso, uso, alteração de conteúdo ou qualidade, reprodução, e destruição não autorizadas.

 § 4° Terão valor probante, em juízo ou fora dele, as reproduções obtidas do sistema de arquivamento eletrônico, desde que sejam perfeitamente legíveis e fiéis aos respectivos registros originais e atendam ao decreto regulamentador especifico.

 Art. 2° As unidades da Administração Pública direta e indireta, as fundações e organizações sob controle direto ou indireto da União, Distrito Federal, Estados e Municípios e as empresas privadas para se utilizarem de sistema de arquivamento eletrônico deverão manter procedimentos voltados à gestão de seus documentos, conforme a sua conveniência e preceituado em Lei.

 § 1° Os documentos arquivados eletronicamente, utilizarão obrigatoriamente um sistema de indexação e obedecerão a um processo previamente documentado e aprovado pela autoridade competente.

 § 2° O sistema de arquivamento eletrônico deverá propiciar uma rápida e eficiente localização dos documentos, bem como permitir a verificação da fidelidade ao processo previamente definido e aprovado pela autoridade competente.

 Art. 3°  É assegurado o acesso aos documentos dos órgãos públicos e instituições de caráter público, produzidos e os arquivados em meio eletrônico, ressalvados aqueles considerados como segredo de justiça e sigilosos, na forma da legislação em vigor.

 Art. 4°  As dúvidas ou questionamentos sobre as reproduções obtidas de sistemas de arquivamento eletrônico deverão ser dirimidas a partir da documentação do processo aprovado pela autoridade competente e respectivos originais.

 Art. 5°  Ficarão sujeito a responsabilidade penal, civil e administrativa, de acordo com a Legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social arquivados, produzidos ou reproduzidos na forma prevista nesta Lei.

Art. 6°  Esta Lei entra em vigor na data de sue publicação.

Art. 7°  Revogam-se as disposições em contrário.
 

Anexo do Livro CP- 1132  -  ASPECTOS LEGAIS DA DOCUMENTAÇÃO EM MEIOS MICROGRÁFICOS, MAGNÉTICOS E ÓPTICOS
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"Aspectos Legais da documentação em Meios Micrográficos Magnéticos e Ópticos" -  Complementação até 1998.

1 - Parecer No. 17.513/95, da Corregedoria Geral de Justiça do Paraná, autorizou a implantação do Sistema de Gerenciamento Eletrônico da Documentação (CD-Rom) na Organização dos Serviços afetos aos Cartórios em substituição ou complementação da microfilmagem.

2 - Instrução Normativa da SRF No. 21, de 10 de março de 1997, autorizou a SRF a emitir o "Documento Comprobatorio dc Compensação de Tributos Federais" através do sistema de Processamento  Eletrônico de Dados;

3 - Instrução  Normativa da SRF No.23, de 13 de março de 1997, autorizou as pessoas jurídicas em geral a produzir o "Demonstrativo de Crédito Presumido" por meios  magnético- Disquete;

4 - O Ministro da Justiça através da Portaria No. 189, de 16 de abril dc 1997, implantou o Sistema de Arquivo e Controle de Documentos do Ministerio-SIARQ. Esse Sistema tem como objetivo a racionalização da produção documental e informativo. Suas atribuições em resumo são: a) estabelecer normas e critérios pare a microfilmagem  e/ou gerenciamento eletrônico de documentos; b) proceder a eliminação dos documentos conforme tabela de temporalidade;

5 - Com a Resolução do CONARQ No.7 de 20 de maio de 1997 o Conselho Nacional dos Arquivos elaborou os procedimentos de eliminação de documentos dos órgãos públicos federais que: a) ocorrerá após avaliação conduzidas pelas "Comissões Permanentes de Avaliação"; e b) registro por meio de "Iistagens de Eliminação de Documentos e Termos de Eliminação de Documentos"

6 - O Departamento Nacional de Registro de Comercio autorizou as pessoas jurídicas em geral a produzir os "Instrumentos de Escrituração das Empresas Mercantis'' através de meios magnético - processamento eletrônico de imagem -  "COM"- Microfilmagem dc Saída Direta do Computador conforme Instrução  Normativa DNRC  No 65/97,  de 31 dc julho de 1997;

7 - O Diretor do Departamento de Comercio Exterior - DECEX, através do Comunicado DECEZ  No. 24/97,  publicado no "DOU" do dia 14 de agosto dc 1997 autorizou as empresas em geral a produzirem o "Cadastro do Comércio Exterior" por intermédio da Intranet ou por Disquete;

8  -   O Ministro da Educação e do Desporto,  com a Portaria No 971 de 22 de agosto de 1997 publicada no "DOU" do dia 26.8.1997 , determinou que as Instituições de ensino superior deverão enviar ao Instituto de Estudos e Pesquisas Educacionais - INEP, do MEC, anualmente por disquete ou meio eletrônico, as informações transcritas nos parágrafos do Artigo 3^O. da referida Portaria;

9 - A Lei No. 9.492,  de 10 de setembro de 1997 publicada no "DOU'' do dia 11.09.1997, definiu a competência,  regulamentou os serviços concernentes ao protesto dc títulos e outros documentos de divida. Para os serviços nela previstos os 'Tabeliães poderão adotar independentemente de autorização sistemas de computação microfilmagem, gravação eletrônica de imagem e quaisquer outros meios de reprodução;

10 - O Presidente do INSS com a Resolução - INSS No. 484 de  16 dc setembro de 1997,  publicada no "DOU" do dia 19.9.1997, autorizou os bancos contratados a receber as contribuições providenciarias de empresas e contribuintes individuais por intermédio de débito em c/c e demais meios eletrônicos de transferência de fundos;

11 - A Lei No. 9.503 de 23 de setembro de 1997 que instituiu o "Código de Trânsito Brasileiro" determinou que as repartições de transito deverão manter em arquivo por 5 (cinco) anos os documentos referentes a Habilitação Registro e Licenciamento dc Veículos. Poderão as repartições no entanto utilizarem a tecnologia a da microfilmagem, meio magnético ou discos ópticos para essa manutenção. Autorizou também as repartições de transito a notificar o proprietário do veiculo ou infrator das normas de trânsito por remessa postal ou qualquer outro meio tecnológico hábil,  ex. Internet. fax, etc.;

12 - Com as Portarias CAT No. 59/96 de 04 de setembro de 1996, e CAT  No. 82/97, de 26 de setembro de 1997 o Sr. Coordenador da Administração Tributária da Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo disciplinou os procedimentos para a entrega para da "Guia de Informação" e Apuração do ICMS" - GIA em meio magnético ou  teleprocessamento;

13 - O Coordenador da Administração Tributaria da Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo esclarece através do Comunicado CAT No. 72 dc 26 de setembro de 1997,  publicado no "DOE" de 30.9.1997,  que foi eliminado o visto nas Notas Fiscais de Saída para Zona Franca de Manaus e para as Áreas de Livre Comercio. Em substituição ao "Visto" será emitido uma relação em, meio magnético. O programa em pauta poderá ser  copiado no "site"  Internet -  www.fazenda.sp.gov.br

14 - O Sr. Secretario da Receita Federal com a Instrução Normativa SRF No 77  de 30 de setembro de 1997 publicada no "DOU" do dia 01.10.1997 autorizou a produção da "Ficha Cadastral da Pessoa Jurídica" e quadro societário por disquete. O programa da FCPJ pode ser copiado por intermédio da Internet ( http://wwwa.receita.fazenda.gov.br);

15 - O Coordenador Geral do Sistema de Arrecadação e Cobrança com, o Ato Declaratório No. 61 de 30 de setembro de 1997 publicado no ''DOU'' do dia 01.10.1997, disciplinou o procedimento para o pagamento por meio de transferência eletrônica de fundos dos Tributos e Contribuições Federais nos casos em que a informação esteja armazenada em sistema eletrônico ou não de pagamento;

16- Instrução Normativa SRI No. 100 de 30 de dezembro dc 1997, publicada no "DOU" do dia 31. 12.1997 disciplinou a entrega para os dia 01 a 21 dc setembro de cada ano para o "Documento de Informação e Apuração do Imposto sobre Propriedade Territorial e Rural - DIAT". Autorizou os contribuintes desse imposto a produzirem esse documento através da INTERNET ou disquete;

17 - Instrução Normativa SRF No. 98 de 29 de dezembro de 1997 publicada no "DOU" do dia 31.12.1997 regulou o pagamento de tributos devidos no Registro de Declaração de Importação, mediante debito automático em conta corrente DARF - Eletrônico;

18 - O Sr. Secretario da Receita Federal através da Instrução Normativa  No 08, dc 29 de janeiro de 1998 publicada no "DOU" do dia 02.2.1998 autorizou os fabricantes de bebidas a apresentarem a "Declaração de Informações do Imposto sobre produtos Industrializados - DIPI" em meio magnético via
INTERNET;

19 - Instrução Normativa SRF No. 15/98 de 11 de fevereiro de 1998, publicada no "DOU" do dia 13.2.1998 autorizou as pessoas físicas e jurídicas em geral a apresentarem suas Declarações de Renda do exercício de 1998 por meios magnéticos ou através da INTERNET ( www.receita.fazenda.gov.br )

20 - A ilustração Normativa SRF No. 28 de 05 de março de 1998 publicada no "DOU', do dia 06 de marco de 1998 aprovou o Programa Aplicativo para preenchimento de Declarações Simplificadas de pessoas jurídicas em disquete relativas ao exercício dc 1998 destinada aos optantes do "SIMPLES" as pessoas jurídicas imunes ou isentas e às pessoas jurídicas  inativa. Essas Declarações poderão ser entregues no Banco do Brasil, Caixa Econômica Federal ou via INTERNET .