O Novo Codigo Civil não estabelece prazos para guarda dos documentos.  Estabelece prazos prescricionais que podem variar de 2 a 5 anos ou mais, dependendo de algumas circustâncias referidas a seguir.
 
 
 

Em que pese a Legislação estabelecer prazos prescricionais para o ajuizamento das mais variadas demandas, entendo que os documentos devem ser guardados por prazo indeterminado pois existem circunstâncias que suspendem e interrompem o curso do prazo prescricional, assim como circunstâncias em que o prazo sequer se inicia.

Exemplificando:

O profissional atende uma menor com 12 anos de idade. Contra o menor não se inicia a contagem do prazo prescricional. Assim, a partir dos 18 anos terá ele o direito de ajuizar demanda indenizatória por eventual erro, até o prazo de prescrição, que no caso é de cinco anos.
Portanto é temerário dizer por quanto tempo os documentos podem ser guardados, pois a situação relatada que a princípio seria de cinco anos se transformou em 11 anos.

Outro exemplo comum é o ajuizamento de ação dentro do prazo prescricional de 05 (cinco) anos, entretanto o réu, seja por mudança de endereço ou por outro motivo demore a ser localizado, vindo a ser citado após da data do ajuizamento, que é um marco suspensivo da contagem do prazo.
Nesse caso, poderá o prazo se estender, ou seja não há uma fórmula certa para afirmarmos o tempo exato que os documentos devam permanecer guardados em face dessas intercorrências, sendo oportuno manter-se o arquivo atualizado para evitar problemas.

Essa atualização pode ser digital, devidamente autenticada

Ricardo Martins Limongi,
OAB/RS 33.608
Departamento Jurídico do CRO/RS

MANIFESTAÇÃO DO DEPARTAMENTO JURÍDICO da empreza  “Carneiro & Associados,  Ensino – Pesquisa – Consultoria jurídica especializada em Cirurgiões-dentistas”

Embora não haja lei que, de maneira específica, determine os critérios de validade probatória do documento eletrônico, pode-se afirmar que, tanto o novo Código Civil, quanto o Código de Processo Civil albergam dispositivos que permitem a utilização de documentos eletrônicos em juízo com força equiparada às demais espécies de documentos.

Oportuna, pois, a transcrição do artigo 332 do Código de Processo Civil:

Art. 332. Todos os meios legais, bem como os moralmente legítimos, ainda que não especificados neste Código, são hábeis para provar a verdade dos fatos, em que se funda a ação ou a defesa.

Perceba-se que tal artigo legal não é taxativo, mas exemplificativo, quanto às espécies de meios de prova que podem ser submetidos ao crivo jurisdicional.

 Igualmente esclarecedora a disposição contida no art. 371, III do mesmo diploma legal, a seguir transcrito:

 Art. 371. Reputa-se autor do documento particular:

III - aquele que, mandando compô-lo, não o firmou, porque, conforme a experiência comum, não se costuma assinar, como livros comerciais e assentos domésticos.

 Também o Código Civil, em seu artigo 225, estatui clara presunção de veracidade a todos os meios idôneos utilizados para demonstração de uma situação de fato:

 Art. 225 do Código Civil. As reproduções fotográficas, cinematográficas, os registros fonográficos e, em geral, quaisquer outras reproduções mecânicas ou eletrônicas de fatos ou de coisas fazem prova plena destes, se a parte, contra quem forem exibidos, não lhes impugnar a exatidão.

 Em tais dispositivos legais se revela, pois, a possibilidade de utilização de documentos eletrônicos em uma lide judicial. Resta à parte que negar a veracidade do conteúdo de qualquer documento, eletrônico ou não, utilizar-se de prova pericial para alcançar seu objetivo.

Atenciosamente,
 

Dr. Paulo Menezes Brazil Filho
OAB-SP 208.439
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